Valgperioder

1. Bestyrelsen består af 7 medlemmer, heraf 4 der vælges for to år ad gangen og 3 der vælges for 1 år ad gangen (fire og tre medlem på valg i hhv. lige og ulige år).

Indkaldelse til møder

1. Formanden indkalder til bestyrelsesmøder. 

2. Indkaldelse til bestyrelsesmøder har som hovedregel en tidsfrist på minimum 1 uge før mødet afholdes. Optimalt 14 dage. Det tilstræbes at møder fastlægges i kalenderen for ½ år ad gangen, ved årsskifte og før sommerferien.

3. Der indkaldes elektronisk, enten via e-mail eller anden digital platform, som alle har adgang til.

4. Der indkaldes med dagsorden, vedlagt relevant information, der kræver forberedelse

5. Gæster inviteres efter forudgående aftale i bestyrelsen og i det omfang det er relevant for drøftelser i bestyrelsen og de processer Gistrup Samråd er interessent i.

Dagsorden

1. Faste punkter på dagsorden:

   1. Formand/kvinde er ordstyrer

   2. Godkendelse af dagsorden

   3. Opfølgning på referat fra foregående møde

   4. Runden (bordet rundt)

   5. Punkter annonceret til drøftelse 

   6. Kalenderen

   7. Næste møde og forslag til dagsorden hertil

   8. Eventuelt

Beslutningsdygtighed

1. Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 4 af bestyrelsen er til stede. Formand eller næstformand skal være til stede.

2. Man kan ved forfald give skriftligt mandat.

3. Afstemning afgøres ved simpelt flertal, med navngivning af stemmer.

Referat

1. Referent er sekretæren. Er denne ikke til stede, vælges en referent.

2. Referat skal sendes til godkendelse i bestyrelsen inden offentliggørelse, der skal ske inden 8 dage.

3. Referat offentliggøres / gøres tilgængeligt på hjemmeside.

Arbejds- og ansvarsfordeling

1. Følgende opgaver skal dækkes af formand, næstformand, kasserer og sekretær, opgaver der tildeles efter kompetencer/interesseområder;

   1. Kommunikation (kontakt til kommune og GS’s medlemsforeninger)

   2. Presse (Nyhedsbrev mm)

   3. Web og SOME (administration og tilgængelighed)

   4. Økonomi